Przyjmowanie i rejestracja odpowiedzi dla klientów

Komórki merytoryczne po przygotowaniu odpowiedzi są zobowiązane dostarczyć pismo do Działu Obsługi Klienta lub Kancelarii. Pracownicy rejestrują w komputerze odpowiedzi, wpisując przy numerze porządkowym, pod jakim zostało wpisane wystąpienie klienta, znak pisma nadany przez komórkę rozpatrującą i datę załatwienia. W nielicznych przypadkach istnieje możliwość odebrania odpowiedzi przez klienta bezpośrednio w komórce merytorycznej. Dział Obsługi Klienta telefonicznie przyjmuje wtedy informację o wydaniu korespondencji lub przekazaniu do wysłania pocztą oraz, na tej podstawie, odnotowuje w „Rejestrze spraw” znak pisma wychodzącego i datę załatwienia.